Eine Tournee oder ein Konzert zu planen und zu organisieren, kann am Anfang sehr überfordernd wirken. Machst du dir als Musiker*in mit deiner Band jedoch ausreichend Gedanken darüber und informierst dich vorab zu konkreten Themen, die wichtig sind, dürfte es gut gelingen. Der Vortrag bei der c/o Pop Convention 2023 verschafft dir einen guten Einblick und vermittelt dir wichtige Grundlagen für das Planen einer Tournee.

Ein Vortrag hinter die Kulissen des Musikveranstaltungsmarkts

Philipp Jacob-Pahl (Budde Talent Agency) hat 17 Jahre Live-Erfahrung im Musik-Business und konnte sich in dieser Zeit einen weitreichenden Überblick zum Thema Booking verschaffen. Er war nicht nur als ehemaliger Geschäftsführer von Landstreicher Booking im Einsatz, sondern betreibt auch seine eigne Agentur BTA – Budde Talent Agency mit Sitz in Köln und Berlin. Dort verantwortet er das Booking Department.

Neben vielen Anekdoten, kann Philipp auch viele Tipps für Newcomer-Bands geben. So ist wohl kaum auf ihn als Redner, bei der c/o Pop Convention 2023 in Köln mit dem ausgewählten Titel „Grundlagen und Zusammenhänge des Musikveranstaltungsmarkts“, zu verzichten. Das Publikum der c/o Pop Convention 2023 setzt sich einerseits aus Gesichtern der Musikindustrie und andererseits aus Musiker*innen zusammen. Am Donnerstag um 12:00 Uhr eröffnete Philipp mehr oder weniger das Festival in dem HERBRANDs Bahnhaus in Köln Ehrenfeld.

Genug zum Drum Herum. Jetzt geht’s mit dem Input los! Das Wissen zu den Grundlagen zum Thema Booking, kann dir dabei helfen, vielleicht bald mehr Auftritte bei Booking-Agenturen zu bekommen.

Starten wir mit den Zahlen und Fakten.

Wenn man sich den Musikveranstaltungsmarkt in Deutschland ansieht, lassen sich aus den letzten Jahren ein paar interessante Dinge ableiten. Die wichtigsten Faktoren, die diesen Markt beeinflussen, sind die Anzahl der verkauften Tickets, dem daraus entstehenden Umsatz, sowie der durchschnittliche Eintrittspreis.

Die letzte Studie zu diesem Thema, war im Jahr 2016. Deshalb sind für den Zeitraum bis jetzt nur Prognosen möglich. Auch hier hatte die Corona-Pandemie, aufgrund ausfallender Konzerte, einen großen Einfluss. Nun zu den Zahlen.

Es ist deutlich erkennbar, dass sich der Umsatz und der durchschnittliche Eintrittspreis verhältnismäßig gesteigert haben. Dieses Ergebnis wäre nicht möglich, wenn es ebenso eine Steigerung bei der Anzahl von verkauften Tickets gegeben hätte. Dann hätte der durchschnittliche Eintrittspreis niedriger sein müssen.  Der Grund, weshalb weniger Tickets verkauft worden sind, lässt sich nur spekulieren, aber entscheidend dafür, wird vermutlich der höhere Eintrittspreis sein.

Ein heiß diskutiertes Thema ist an dieser Stelle „dynamic Pricing“ auf Ticketverkaufsstellen. Als Künstler*in solltest du dich unbedingt einmal mit diesem Thema auseinandergesetzt haben und verstehen wie das funktioniert. Hier eine hilfreiche Doku:

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Der Musikveranstaltungsmarkt in Deutschland lässt sich in verschiedene Genres unterteilen, wo sich die Verhältnisse aus der o.g. Grafik noch einmal unterscheiden. Die beliebtesten Genres sind eher Pop, Rock etc. und werden anschließend immer nischiger mit unterschiedlichen Subgenres. Werfen wir nun aber einmal einen Blick auf die Marktakteure.

Marktakteure

Ob man sie bevorzugt oder nicht, genutzt haben wir sie alle schon einmal. Entweder bewusst oder unbewusst, haben wir unser Ticket für ein Konzert schon einmal bei CTS Eventim gekauft, dem größten Ticketanbieter in der Live Entertainment Branche. Dazu gehören auch Venues, wie beispielsweise die Lanxess Arena in Köln oder die Waldbühne in Berlin. Live Nation und DEAG sind weitere große Fische, welche nicht unbenannt bleiben sollten.

In diesem Anbieter-Oligopol kommen danach noch mehrere unabhängige Unternehmen, welche sich auch einen Marktanteil in diesem Bereich teilen. Einen Artikel genau zu diesem Thema, haben wir bereits geschrieben, welchen du hier nachlesen kannst.

Folgend beziehen wir uns nun auf das, was dich in Bezug auf diesen Artikel wahrscheinlich am Meisten interyessiert, Marktstruktur und Touchpoints.

Marktstruktur

Es ist wichtig, dass du dich damit auskennst und verstehst, wie diese miteinander zusammenhängen. Wenn du eine Information an die falsche Person adressierst, musst du dich nicht wundern, dass du keine Antwort erhältst.

Du als Künstler*in hast im besten Fall ein*e Manager*in und eine*n Agent*in. Diese sind deine direkten Ansprechpartner*innen und kümmern sich um dein Booking. Ab diesem Punkt beginnt der Kontakt zwischen dem Ticketing Unternehmen und der Tour Veranstalter*in, welche den direkten Kontakt zu der Venue und dem örtlichen Veranstalter*in haben. Diese genannten Parteien sind alle Beteiligten auf deiner Reise eines Bookings. Zur Veranschaulichung hier eine Darstellung.

Bevor wir zur Grafik kommen, vorab die vier Bestandteile einer Booking-Agentur, um zu wissen aus welchen Abteilungen diese besteht. Das ist deshalb als Musiker*in wichtig zu wissen, da du im direkten Kontakt zu diesen stehst und dein Anliegen immer richtig adressieren solltest. Besonders, wenn du zunächst noch selbstständig und auf eigene Faust unterwegs bist.

1. Booking: Hier kannst du all deine Fragen an deine*n Booker*in richten, wo es konkret um Konzerte geht. Also Vorschläge unterbreiten, Wünsche äußern und nach dem aktuellen Status fragen.
2. Produktion/Verwaltung: Sobald ein Gig bestätigt ist und es sozusagen nur noch um das „wie“ und nicht mehr um das „ob“ geht, wendest du dich an den Ansprechpartner*in aus dieser Abteilung. Hier wird dir zum Thema Produktion geholfen. Nerve also nicht deine*n Booker*in damit, wenn du Fragen zum Hotel, der An-/Abreise oder dem WLAN-Passwort hast.
3. Marketing: Dort geht es um die Werbung und Promotionphase von deinen Konzerten. Die guten alten Poster und Social-Media Werbung funktioniert am besten und dort werden am meisten Werbebudgets für verwendet. Lineare Kanäle wie TV sind mittlerweile kaum noch relevant und werden nur noch sehr vereinzelnd gebucht.
4. Buchhaltung: Fragen rund um offene Rechnungen, Künstlersozialkasse oder ähnlichem? Hier wird dir geholfen.

Wenn du also ein gutes Verhältnis mit deiner Booking-Agentur haben willst, sorge dafür das du dich immer an die entsprechende Abteilung wendest. Natürlich kommt es dabei auf die Größe und Möglichkeiten deiner Booking-Agentur an.

Wenn du nicht mit einer Booking-Agentur zusammenarbeitest und eine eigene Tournee planen möchtest, empfehle ich dir hier folgenden Artikel dazu zu lesen.

Wenn du eine Tournee gemeinsam mit deiner Agentur planst, gibt es im Grunde vier Phasen, welche du kennen solltest.

1. Tour organisieren – Vorbereitung:

Check als erstes ab, was es für Veranstalter*innen auf dem Markt gibt und welche zu deinem Musikstil passen. Danach solltest du dir mit deiner Band Gedanken machen und gemeinsam eure Vorstellungen besprechen. Hier könnt ihr zum Beispiel klären, ob es eine Arena-, Hallen-, oder Clubtour werden soll. Auch eine Leitfrage ist, ob die Tour mit Vollausstattung (Ton & Licht) oder als Backline Tour stattfinden soll.

Danach kommen die nicht so spannenden Themen wie dem Routing der Tour und dem verhandeln von Verträgen. Sobald das durch ist, kann eine erste Einnahme-/Ausgabekalkulation erfolgen. Natürlich sollte die Tour nur stattfinden und Verträge unterzeichnet werden, wenn ihr im besten Fall als Künstler oben was raus habt.

TIPP: Gerade nach der Corona-Pandemie sind Daten in allen Venues bereits für einen Zeitraum von 1 Jahr meistens im Voraus zu planen, da es so viele Nachholshows gibt.

2. Tour organisieren – Werbung:

Sobald die Termine bestätigt sind, solltet ihr konkret werden und eine Travelparty zusammenstellen. Dazu gehören meistens ein*e Tourmanger*in, FOH, Rigger*innen und weitere Funktionale Personen die ihr benötigen könntet. Ebenso solltet ihr die entsprechenden Verträge verschicken und Bühnenanweisungen planen und kommunizieren.

Dann könnt ihr loslegen und die Werbetrommel rühren. Akquiriere Medienpartner*innen und Sponsoren, die dir helfen dein Event zu vermarkten. Plane gemeinsam mit der Marketing-Abteilung entsprechende Werbemaßnahmen.

3. Tour organisieren – Vorverkauf:

Ab hier kann der Vorverkauf, sowie die vorbereiteten Werbe-Kampagnen starten. Holt euch wöchentliche Reportings von den Ticketverkäufen und versucht die Maßnahmen so gut es geht zu steuern.

4. Tour organisieren – Tour:

Kurz bevor es losgeht, solltet ihr die Promo-Aktivitäten natürlich noch einmal so richtig hochfahren.    Interviews sollten geführt werden, Meet & Greets können stattfinden. Hauptsache es steigert die Ticketverkäufe in den jeweiligen Regionen. Hier sollte dann auch die Kommunikation mit dem/der Tourmanager*in durch sein und jede*r Wissen, was zu tun ist.

Produktions- und Veranstaltungssituation

Viele regen sich derzeit über die hohen Ticketpreise auf, diese kommen allerdings nicht von irgendwo. Mittlerweile sind die Kosten für eine Produktion um bis zu 30% bis teilweise 50% gestiegen. Hinzukommt, dass es einen Fachpersonalmangel in der Veranstaltungsbranche gibt. Veranstalter haben teilweise das Problem, dass sie Tickets vor der Pandemie 2020 für einen damaligen guten Preis X verkauft haben, welcher im aktuellen Markt mit den derzeitigen Produktionspreisen nicht mehr wirtschaftlich ist. Da die Veranstalter die Fans natürlich aufgrund der verschobenen Konzerte nicht noch mehr verärgern wollten, haben sie die Preise der Tickets oft so gelassen. Neben dem dynamic Pricing der Ticketseller ist dies also auch ein entscheidender Faktor für die derzeitigen hohen Preise für Konzerte.

FAZIT

Mit dem Zusammentragen der wichtigsten Informationen aus dem Vortrag „Grundlagen und Zusammenhänge des Musikveranstaltungsmarkts“ von Philipp, wollten wir dir eine Übersicht zu den wichtigsten Eckpunkten für deine Tournee-Planung verschaffen. Mit dem wichtigsten Know-How und Menschen, die dich unterstützen, solltest du diese nun ausgiebig organisieren können. Mache dir vorab Gedanken zu deinen Wünschen und Vorstellungen und setze dich mit aktuellen Gegebenheiten auf dem Markt auseinander, um die Zielgruppe zu erreichen, die deine Musik am Meisten feiern soll.