Wie du Schritt-für-Schritt deine Tour planen kannst

Vorbereitungen vor dem Tourstart

Nutze dein Netzwerk von befreundeten Bands

Bevor du damit anfängst deine tour planen zu wollen, solltest du dir andere Bands ansehen, mit denen du dich über Social-Media angefreundet hast. Am besten sind hier Bands, die ungefähr gleich bekannt oder etwas bekannter sind als ihr. Dann solltest du dir jene raussuchen, welche aus den Regionen kommen, in welche du möchtest. Informiere dich, wann diese Konzerte stattfinden und ob ihr Zeit habt. Du könntest dann nämlich fragen, ob deine Band als Vorband fungieren dürfte oder auch einmal gelegentlich andersherum. Dies ist eine häufige und einfache Art & Weise, an Gigs zu kommen. Es profitieren nämlich beide Bands, da sie die Möglichkeit haben, ihren Fankreise zu erweitern. Es gibt verschiedene Band-Communities, wo sich Bands gegenseitig unterstützen. Ich habe z.B. seit kurzem auch eine FB-Gruppe erstellt, wo man mit anderen Bands in Kontakt treten kann und sich gegenseitig hilft.

Nutze dein Netzwerk von Freunden

Wenn du schon genau weißt, in welchen Städten du spielen möchtest, sammle Informationen über Online, wenn du dort kennst. Nutze deine Kontakte und hole Hilfe von Personen ein. Sammle alle Tipps und versuche diese für dich zu nutzen. Im Idealfall kannst du diese Personen auch bitten, Werbung für dein Konzert in den sozialen Medien zu machen.

Mit ein wenig Pressearbeit, deine Konzerte füllen

Wenn die Tourdaten ungefähr feststehen, solltest du dich an die jeweils örtliche Presse wenden. Schreibe der lokalen Zeitung oder den Radiosendern, dass du in die Stadt kommst und gern für ein Interview zur Verfügung stehst. Im Gegenzug dazu, kannst du ihnen Gästelisten anbieten. Das ist eine super Möglichkeit, auf dein Konzert aufmerksam zu machen. Man sollte hier keinerlei Scheu haben, denn außer einer Absage kann nichts passieren. Wer es nicht versucht, hat schon verloren. Selbst bei einer Absage ist es wichtig, dass du in einem guten Verhältnis bleibst und dir ein Presse-Netzwerk aufbaust.

Behalte die Übersicht deiner Kosten von Anfang an

Eine eigene Tour planen ist nicht immer preiswert. Deshalb solltest du dir gemeinsam mit deiner Band ein paar Dinge einfallen lassen, wie ihr ein paar eurer Kosten decken könntet. Hierfür ist meistens der Merchandise-Stand eine ideale Lösung. Überlegt euch also, was ihr produzieren könnt und was lohnenswert ist, dort vor Ort zum Verkauf anzubieten.

Arbeitet an einer individuellen Show

Das Wichtigste ist, dass eure Show steht. Achtet darauf das alles aufeinander abgestimmt ist. Die Show besteht aus dem zusammengestellten Lineup und der Bühnenperformance von euch. Externe Faktoren sind aber auch der Licht- und Tontechniker. Diese könnt ihr nur bedingt beeinflussen, solltet ihr aber trotzdem vor eurem Auftritt briefen, in dem ihr im Vorhinein aufschreibt, was ihr wollt. Wenn ihr nach eurem ersten Auftritt bemerkt, dass das Lineup oder die Bühnenshow nicht den gewünschten Effekt erbracht hat, ist es wichtig, dass ihr es optimiert. Also setzt euch definitiv nach dem Gig hin, reflektiert alle Abläufe bis ins Detail und zieht ein Resümee. Hier kannst du lesen, wie du deine Bühnenshow optimieren kannst.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zu deine eigenen Tour!

Jetzt kann es richtig losgehen. Ich habe dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, wo ich Punkte anspreche, die zu beachten sind, wenn du die Planung deiner Tour in eigene Hände nimmst. Diese Anleitung ist also nur effizient, wenn du die Planung nicht an eine Agentur auslagerst.

Tour planen Schritt 1: Finde die richtigen Veranstaltungsorte

Das Wichtigste bei deiner Tour sind die Locations. Damit baust du dir eine Grundlage, denn es ist der entscheidende Faktor dafür, ob dein Konzert ein Erfolg oder ein Misserfolg wird. Du solltest also sehr genau wissen, worauf du dich einlässt. In diesem Falle kannst du dich nicht auf die befreundeten Bands, wie im Punkt 1 erwähnt, verlassen. Du möchtest ja schließlich auch hauptsächlich selber Headliner sein. Deshalb solltest du die Größen und Kapazitäten der Veranstaltungsorte untersuchen und daraufhin entscheiden, ob sie für deine Band geeignet sind.

Folgende Fragen sind maßgeblich für euern Erfolg bei der Vorbereitung entscheidend:

– wie ist die Akustik?
– gibt es einen Backstageraum?
– gibt es einen Merchandise-Stand?
– Gibt es ein allgemeingültiges Gage-Konzept?
– macht der Club Werbung für Events?
– wie kann ich die Location mieten?
– was gibt es für Ansprechpartner zur Buchungsanfrage?
– wie groß ist die Bühnenfläche?
– gibt es PA und Bühnenlicht?
– gibt es Personal für den Mischer, PA und Licht?
– wann wird der Soundcheck gemacht?
– wie sind An- und Abreise geregelt?
– wie kann Be- und Endladen werden?

Das sind eine Menge Fragen, die vorab geklärt werden müssen, was sehr oft ziemlich frustrierend sein kann, da die meisten Clubs dazu relativ wenig Infos preisgeben. Jetzt gibt es aber natürlich die Möglichkeit, alle Clubs nacheinander abzutelefonieren und die Daten zu erfragen. Damit du darauf verzichten kannst und wertvolle Zeit sparst, möchte ich dir einen hilfreichen Tipp geben.

Das Projekt YourTourBase

Das ist ein Startup-Unternehmen, welches es seit 2017 gibt und sich genau dieses Problem zur Aufgabe gemacht hat. Es hilft dir dabei, alle wichtigen Informationen zu Konzert-Veranstaltungsorten zu erfragen, trägt liebevoll sämtliche Datenmengen zusammen und stellt sie dir anschließend transparent zur Verfügung. Um genau zu sein bekommt man Infos über 1250 Veranstaltungsorte in ganz Deutschland, Österreich, der Schweiz und England. Mit diesen Informationen findest du also im Handumdrehen deine individuell passende Konzert-Location. Du kannst nämlich direkt nach deinen gewünschten Kriterien suchen und dort direkt anfragen. Dies erleichtert dir die langatmige Suche enorm und du kannst dich wieder schnell auf die spaßigen Dinge konzentrieren.

Hier ein kleiner Überblick der verschiedenen Booklets:

Art Kapazitäten Preis
Booklet 1 Locations 1 – 500 17,95€
Booklet 2 Musikgenre 1 – 249 6,95€
Booklet 3 Musikgenre 250 – 500 6,95 €
Städteauskunft Stadt 1 – 500 2,45 €

 

Es gibt momentan drei Booklets, die du bei YourTourBase erwerben kannst und einmal eine Städteauskunft. Diese Option bietet sich für deinen Heimatort an, um genau zu wissen, was in deiner Stadt für Möglichkeiten gegeben sind. Die drei weiteren Booklets richten sich nach der jeweiligen Kapazität der möglichen Besucher. Es ist egal, ob du Locations in Augsburg, Berlin, Dresden, Düsseldorf, Hamburg, Köln, Leipzig, München oder Stuttgart suchst, dort findest du Auskunft auf 150 Seiten inklusive relevanter Infos. Hier kannst du dir dein Booklet von YourTourBase holen.

Hier ein kleiner Einblick in die Struktur der Booklets, aus meiner Heimatstadt Berlin aus dem Club Musik & Frieden:

 

Stadtauskunft Berlin Musik&Frieden tour planen

 

Zur Verfügung gestellt bekommst du alle Booklets als PDF. Es ist jedoch ebenfalls möglich, eine gebundene Fassung zu erwerben. Diese ist jedoch aufgrund der Produktionskosten etwas höher, da man sich das auch selber ausdrucken kann.

Das Beste, was mir an YourTourBase gefallen hat, ist die Transparenz, mit welcher sie arbeiten. Du kannst direkt recherchieren, wo dein Geld hingeht und wie es investiert wird. 15% der Einnahmen gehen an verschiedene Veranstaltungsorte, die in Not sind. Mit weiteren 15% unterstützen YourTourBase Bands bei der Verwirklichung von Projekten. Es ist es also auf alle Fälle lohnenswert, dort vor Ort einen Besuch abzustatten.

Tipp: Auch falls du momentan keine Tour planst, kannst du dich bei YourTourBase melden, dich als Band vorstellen und den Kontakt aufnehmen. Diese stellen nämlich monatlich neue Bands auf ihrer Startseite vor.

Tour planen Schritt 2: Wähle eine geeignete Route deiner Tour

Nachdem du nun alle wichtigen Informationen in Erfahrung gebracht hast und mit den Veranstaltern in Kontakt bist, musst du alles in eine logische Reihenfolge bringen. Nimm dir also eine Landkarte und lege die Route fest, welche du bevorzugst. Versuche, dir Zusagen von Locations einzuholen, die eine sinnvolle Reihenfolge ergeben, um Umwege zu vermeiden.

Tour planen Schritt 3: Behalte die Kosten im Auge

Bevor du etwas fest machst, solltest du einen vollen Kostenüberblick haben. Sammle also die Kosten für Löhne, Verpflegung, Unterkunft und andere Dinge der Tour, einschließlich Bandmitglieder, Roadies, Merchandising-Leute und allen anderen Musikern, um nicht in Bedrängnis zu geraten.

Tour planen Schritt 4: Kläre die Frage der Ton- und Lichttechniker

Nehmt Ihr einen eigenen Ton- und Lichttechniker mit oder nutzt ihr diese von den Veranstaltungsorten? Eure eigene Crew mitzunehmen kann für eine erstaunliche Show sorgen und viel Vorbereitungen vermeiden, was jedoch mit erheblichen Kosten verbunden sein kann. Wenn ihr die Ton- und Lichttechniker des Veranstaltungsortes beansprucht, sind diese meistens inklusive. Vergewissere dich aber im Vorfeld darüber, damit keine Nachzahlungen anstehen.

Tour planen Schritt 5: Welches Merchandising bietet ihr euren Fans an?

Du musst herausfinden, was du an Merchandise produzieren musst, damit du einen Gewinn erzielst. Wenn du zu viel produzierst, kann es sein, dass etwas übrig bleibt. Wenn du zu wenig produzierst, kannst du u.U. der Nachfrage nicht gerecht werden. Kalkuliere gut. Die Produktpallette ist gleichfalls ein wesentlicher Faktor.

Versuche im Voraus zu klären, ob es eine Möglichkeit gibt, einen Stand aufzubauen. Denke ebenfalls immer daran, dass es auch jemanden geben muss, der dafür verantwortlich ist, eure Produkte ‚an den Mann zu bringen‘. Ihr Fall könntet demjenigen eine Provision auszahlen, damit er einen Anreiz hat, besonders viel zu verkaufen. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, dass ihr euch nach dem Konzert selber hinter den Merchandise-Stand stellt. Wägt gut ab und besprecht euch im Team, wo eure eigenen Grenzen liegen und verhaltet euch demgemäß.

Tour planen Schritt 6: Macht auf eure Tour aufmerksam

Stellt sicher, dass ihr Poster, Flyer und andere Werbemittel druckt und rechtzeitig vor euren Shows an die Veranstaltungsorte schickt, da sie diese benötigen, um Tickets zu verkaufen. Des Weiteren solltet ihr in sozialen Medien ‚die Werbetrommel rühren‘. Mittels dieser ist es nämlich sehr einfach, zielgerichtet Leute anzusprechen. Bestenfalls habt ihr sogar noch etwas aus euerm Budget übrig, um Anzeigen zu schalten.

Da viele Bands schon oft genug Geld für die Tour ausgeben, wird hier oftmals an der Werbung gespart. Nur leider macht es auch keinen Spaß, wenn die Locations nur halb voll sind. Deshalb hat sich bei mir immer die Maßnahme von Guerilla Marketing immer sehr gut bewährt. Dies ist nämlich eine kostengünstige Alternative und damit erreicht ihr auch schnell und direkt Leute, die Möglicherweise danach auf eure Konzerte kommen. Was genau damit gemeint ist? Hier erfahrt ihr alles über Guerilla Marketing und welche einfachen Methoden es für Bands gibt.

Tour planen Schritt 7: Was nimmst du an Ausrüstung mit

Wie viel und was genau benötigst du? Es ist eine gute Idee, Ersatzteile für einige Gegenstände zur Anfahrt mitzunehmen, für den Fall, dass ihr technische Schwierigkeiten haben solltet. Finde die Größe des Lieferwagens heraus, den du passend zu deiner Ausrüstung benötigst und vergiss nicht, Platz für Waren zu schaffen. Überprüfe vor Beginn der Tour, ob deine Ausrüstung auch funktionstüchtig ist.

Tour planen Schritt 8: Kläre vorab den Transport

Bei so einer Tour gibt es natürlich jede Menge an Material, dass Ihr benötigt. Kosten die hier anfallen sind Benzin, Parken und Versicherung. Im Idealfall habt ihr einen eigenen Transporter, den ihr nehmen könnt im Verwandtenkreis. Wenn dies leider nicht der Fall ist, müsst ihr euch einen Transporter mieten. Ein Bandmitglied sollte sich auch dazu bereit erklären, das Auto zu fahren, oder ihr wechselt euch gegenseitig ab. Je besser im Voraus die Planung, desto reibungsloser im Nachhinein der Ablauf. Es gibt jede Menge verschiedene Anbieter für solche Mietautos, die von Region und Region unterschiedlich sind. Vergleicht am besten die Transporter und holt euch ein passendes Angebot ein. Falls ihr nicht so viel Equipment habt, könnt ihr sogar gucken, ob ihr nicht auch alle in dem Transport fahren könnt und es auch als Tourbus verwendet. Dann könntet ihr euch nämlich auch den nächsten Schritt ersparen.

Tour planen Schritt 9: Tourbusvermietung

Die teuerste Variante ist, die Wegstrecke mit der Bahn zu fahren und in einem Hotel zu übernachten. Da sich das aber nur wenige Bands leisten können, empfiehlt sich, ein Tourbus  zu mieten. Unternehmt im Voraus eine gründliche Planung von Anreise, Route und Unterkunft. Nutzt dabei eure Musiker-Kontakte und fragt bei den Veranstaltern nach. Ihr könntet auch in Erwägung ziehen, mit euerm privaten PKW anzureisen. Auch diese Vartiante ist möglich.

Tour planen Schritt 10: Banner oder Bühnenhintergründe

Das sind notwendige Extras, damit sich die Zuschauer den Namen deiner Band einprägen, während ihr spielt. Stellt sicher, dass ihr ein cooles Design aus feuerfestem Material gewählt habt und klärt im Vorfeld ab, ob jemand vor Ort ist, der bei der Anbringung der Plaketten zur Verfügung steht. Ebenso hilfreich ist es, ein Banner in verschiedenen Größen zu besitzen, damit es in Form und Größe ideal der Bühne angepasst ist. Wenn der Gesamteindrück stimmt, wirkt sich das positiv auf das Gesamtklima aus, erfreut den Veranstalter und ihr könnt damit rechnen, wieder eingeladen zu werden. Bei der anbrigung steht euch der Veranslter meistens zur Seite und hilft euch. Seit aber Vorbereitet, falls dies nicht der Fall ist und packt ein paar Kabelbinder ein.

Wie du die Tour deiner Band zu einem Erfolg machen kannst.

Das Erfolgsgeheimnis einer erfolgreichen Tour ist die Buchung der richtigen Veranstaltungsorte, die optimal auf eure Bandgröße und Musikrichtung abgestimmt sind. Wichtig ist außerdem eine gute Promotion, um sicherzustellen, dass wirklich jedermann in Kenntnis gesetzt wurde und sämtliche Fans bei euerm Auftritt dabei sind.

Gut geplante Tourneen sorgen für eine glückliche Band und ein lustiges und aufregendes Erlebnis. Schlecht geplante hingegen, sorgen für Unzufriedenheit, Geldverlust und unvermeidlich unangenehme Laster. Also, viel Spaß beim Planen!, und achtet darauf, euch nicht nur um die schönen Dinge der Tournee zu kümmern, sondern auch darum, die unangenehmen Dinge in Betracht zu ziehen, um Fehler bereits im Vorfeld zu erkennen und erst gar nicht zu begehen. Ich wünsche euch gutes Gelingen und viel Erfolg!